Polityka prywatności Platformy EventPartner.

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z korzystaniem z Platformy EventPartner jest Explore Local Partners spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Lublinie, ul. Kowalska 5/203, 20-115 Lublin, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0001229345, NIP 9462765635, REGON 544279280 (dalej „Administrator”). Kontakt z Administratorem w sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych jest możliwy pod adresem poczty elektronicznej: hello@eventpartner.pro. Administrator nie powołał inspektora ochrony danych.

Niniejsza Polityka określa zasady przetwarzania danych osobowych w związku ze świadczeniem usług drogą elektroniczną za pośrednictwem Platformy EventPartner, dostępnej pod adresem eventpartner.pro. Platforma jest przeznaczona dla podmiotów korzystających z niej w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, zawodową lub statutową. Zasady korzystania z Platformy określa Regulamin dostępny pod adresem eventpartner.pro/pl/terms. Pojęcia pisane wielką literą, o ile nie zostały zdefiniowane w niniejszej Polityce, mają znaczenie nadane im w Regulaminie.

Administrator przetwarza dane osobowe pozyskane:

• bezpośrednio od Użytkownika — w szczególności w związku z rejestracją Konta, utworzeniem Briefu, przekazaniem Zapytania Ofertowego, prowadzeniem komunikacji oraz rozliczeniami;
• automatycznie — w związku z korzystaniem z Platformy, w zakresie danych technicznych i eksploatacyjnych, w tym plików cookies;
• ze źródeł publicznie dostępnych — w zakresie służbowych danych kontaktowych i informacji o obiektach eventowych, na podstawie których Administrator tworzy wstępne Profile Obiektów. Profile takie są oznaczane jako niepotwierdzone, a podmiot, którego dotyczą, jest uprawniony do ich przejęcia, sprostowania danych albo żądania ich usunięcia (art. 14 RODO).

• Dane Konta: imię i nazwisko, służbowy adres poczty elektronicznej i numer telefonu, firma, stanowisko oraz zakres uprawnień w Koncie.
• Treści procesu: Briefy, Zapytania Ofertowe, odpowiedzi i Oferty, wiadomości oraz załączniki.
• Dane rozliczeniowe: dane niezbędne do wystawienia faktury, historia zamówień i płatności.
• Dane techniczne: adres IP, identyfikator sesji, rejestry systemowe (logi), informacje o urządzeniu i przeglądarce.
• Dane Profili Obiektów: oznaczenie i adres obiektu, opis, parametry pomieszczeń, służbowe dane kontaktowe.

Dane osobowe są przetwarzane w następujących celach i na następujących podstawach prawnych, wynikających z rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 („RODO”):

• zawarcie i wykonanie Umowy, prowadzenie Konta oraz obsługa procesu ofertowego — art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
• realizacja obowiązków prawnych, w szczególności rachunkowych i podatkowych — art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
• zapewnienie bezpieczeństwa Platformy, Weryfikacja oraz przeciwdziałanie nadużyciom — art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
• rozwój Platformy, badanie jakości usług oraz analityka, prowadzona w miarę możliwości na danych zagregowanych lub zanonimizowanych — art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
• tworzenie i utrzymywanie Profili Obiektów oraz prowadzenie kontaktu biznesowego z obiektami — art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
• przesyłanie informacji handlowych oraz stosowanie cookies analitycznych — art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda, która może zostać wycofana w każdym czasie);
• ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń — art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

W zakresie danych przetwarzanych na potrzeby zawarcia i wykonania Umowy, prowadzenia Konta, Weryfikacji, bezpieczeństwa, rozliczeń, obsługi reklamacji oraz ochrony roszczeń Administrator działa jako administrator danych. W zakresie danych osobowych zamieszczanych w Platformie samodzielnie przez Użytkownika, w szczególności danych osób uczestniczących w Wydarzeniu, administratorem tych danych jest Użytkownik, a Administrator przetwarza je na jego udokumentowane polecenie. Szczegółowe zasady określa § 17 Regulaminu oraz, jeżeli jest wymagana, umowa powierzenia przetwarzania. Użytkownik jest zobowiązany ograniczać zakres danych osobowych zamieszczanych w Platformie do niezbędnego minimum.

Dane osobowe mogą być udostępniane podmiotom przetwarzającym, działającym na polecenie Administratora i wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia usług, w szczególności dostawcom infrastruktury chmurowej i hostingu, poczty transakcyjnej, systemu zarządzania treścią, usług map i geokodowania, narzędzi monitorowania błędów i analityki produktowej, dostawcom modeli językowych (AI), biuru rachunkowemu, doradcom prawnym oraz — po uruchomieniu płatności — dostawcy usług płatniczych. Dane mogą zostać ujawnione organom publicznym, jeżeli obowiązek ich przekazania wynika z przepisów prawa albo prawnie wiążącego żądania. Administrator nie sprzedaje danych osobowych ani nie udostępnia ich podmiotom trzecim w celach marketingowych.

Część dostawców, z których usług korzysta Administrator, może przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. W takim przypadku przekazanie następuje na podstawie mechanizmów przewidzianych w rozdziale V RODO, w szczególności standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską, z zastosowaniem dodatkowych zabezpieczeń odpowiednich do ryzyka.

• dane Konta oraz Treści procesu — przez okres obowiązywania Umowy, a następnie do upływu terminów przedawnienia roszczeń;
• dokumenty rachunkowe i podatkowe — przez okres wynikający z przepisów prawa, tj. 5 lat licząc od końca roku podatkowego, w którym powstał obowiązek podatkowy;
• rejestry systemowe i dane bezpieczeństwa — do 12 miesięcy, a w razie wyjaśniania incydentu do jego zakończenia;
• Profile Obiektów utworzone ze źródeł publicznie dostępnych — do chwili wniesienia sprzeciwu albo zgłoszenia żądania usunięcia;
• dane skutecznie zanonimizowane oraz dane zagregowane — bez ograniczenia czasowego, ponieważ nie pozwalają na identyfikację osoby.

Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora oraz prawo wycofania zgody w każdym czasie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem. Żądania należy kierować na adres hello@eventpartner.pro. Administrator udziela odpowiedzi bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie miesiąca od otrzymania żądania. Osobie, której dane dotyczą, przysługuje również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

Platforma dopasowuje Obiekty Eventowe do Briefu na podstawie kryteriów wskazanych przez Organizatora, w szczególności lokalizacji, liczby uczestników, terminu, budżetu i wymaganego wyposażenia. Administrator wykorzystuje również modele językowe w celu porządkowania treści oraz przygotowywania projektów odpowiedzi i podsumowań. Wyniki dopasowania oraz treści przygotowane przy wykorzystaniu AI mają charakter pomocniczy i wymagają zatwierdzenia przez Użytkownika. Administrator nie podejmuje decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne wobec osoby, której dane dotyczą, ani w inny sposób istotnie na nią wpływały w rozumieniu art. 22 RODO.

Administrator stosuje pliki cookies niezbędne do prawidłowego działania Platformy, w tym do obsługi sesji, zapewnienia bezpieczeństwa i zapamiętania wersji językowej; ich stosowanie nie wymaga zgody. Cookies analityczne, służące do pomiaru i doskonalenia sposobu korzystania z Platformy, są stosowane wyłącznie po uzyskaniu zgody, którą można wycofać w ustawieniach dostępnych na stronie. Pliki cookies mogą zostać usunięte za pomocą ustawień przeglądarki.

Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, w szczególności szyfrowanie transmisji, kontrolę dostępu opartą na rolach, kopie zapasowe oraz monitorowanie zdarzeń bezpieczeństwa. Informacje o podatnościach lub podejrzeniu naruszenia ochrony danych należy przekazywać na adres hello@eventpartner.pro.

Administrator może zmienić niniejszą Politykę w szczególności w związku ze zmianą przepisów prawa, zakresu usług, wykorzystywanych narzędzi lub wymogów bezpieczeństwa. Aktualna wersja jest publikowana pod adresem eventpartner.pro/pl/privacy. O istotnych zmianach Administrator informuje pocztą elektroniczną albo komunikatem w Platformie, z odpowiednim wyprzedzeniem.